Notes de frais gère tous types de dépenses (transport, indemnités kilométriques, hôtel, repas...) et ces dépenses peuvent être rattachées à des comptes analytiques (projets, centres de coûts, clients...). Réutilisez ces données via le reporting ou pour intégration dans un système tiers.
Une gestion des notes de frais aiguisée
Maîtrisez le montant des frais, jetez vos justificatifs, basculez le tout en comptabilité et en paie. Rendez vos comptables enfin heureux
Application mobile
Les employés peuvent déclarer leurs dépenses à tout moment en utilisant l'application mobile. Il leur suffit de prendre une photo des documents et l'OCR en extrait les informations pertinentes.
Gérez votre politique de frais
Plafonds de dépenses, alertes et taux forfaitaires sont appliqués en fonction des profils des employés. Les règles sont celles que vous décidez et elles sont appliquées automatiquement une fois configurées. Les managers n'ont plus qu'à examiner la dépense pour l'approuver ou la rejeter.
Imputation analytique et reporting
Une gestion de fer dans une interface de velours
Capturez les justificatifs au fil de l’eau
Prenez une photo depuis l’application mobile ou téléchargez un scan, le justification est lu, la dépense créée et la facture archivée.
Sollicitez les bons décideurs aux bons moments
Configurez le circuit d’approbation à votre guise. Chaque dépense est acheminée aux personnes les plus à même de statuer sur leur pertinence.
Définissez les règles du jeu
Avec des règles d’engagement claires et un système d’alertes acéré, aucune dépense anormale ne peut échapper aux approbateurs des notes de frais grâce aux alertes.
Au commencement était l’écriture… comptable
Synchronisez votre logiciel de notes de frais de Lucca avec votre comptabilité : ils parlent fondamentalement le même langage. Notes de frais n'oublie pas la DSN et sait aussi dialoguer avec votre paie.
« Lucca Notes de frais : nous ne reviendrons pas en arrière ! Nous utilisons l'application pour gérer les notes de frais. L’outil emporte l'adhésion de l'ensemble de nos salariés. Pour les équipes compta, l'outil est un vrai plus et apporte une grande réactivité. »
Maxime Choisnet,
Chef comptable chez Gambetta Immobilier
Une saine gestion des notes de frais s’appuie sur l’innovation technologique, mais ne s’en contente pas
Les technologies d’automatisation sont aujourd’hui matures et largement disponibles. L’expertise métier reste en revanche indispensable.
Notes de frais est utilisé par des entreprises, des associations et des groupes internationaux de secteurs d’activité variés, allant d’une dizaine à plusieurs milliers de collaborateurs. Cette richesse nous permet de faire évoluer continuellement le logiciel, vous incitant ainsi à adopter les meilleures pratiques de gestion.
En revanche, nous donnons le « LA » sur l’expérience utilisateur pour que vos collaborateurs soient efficaces en faisant leur note de frais et votre personnel administratif détendu en les traitant. Nous sommes garants de la rigueur comptable et de l’intégrité conceptuelle du logiciel : Notes de frais ne s’est pas construit en empilant des développements demandés par nos plus gros clients.
Un logiciel qui se charge de la corvée des notes de frais à votre place
Vos collaborateurs saisissent leurs dépenses à tout instant grâce à l’application mobile ou confortablement installés devant leur ordinateur… L’OCR de Notes de frais lit le justificatif et crée la dépense (dans la bonne devise).
Avec Notes de frais, les règles sont transparentes et chaque dépense est justifiée
Plafonds, alertes, forfaits… Vos règles d’engagement sont appliquées automatiquement et peuvent varier selon le profil des collaborateurs.
L’expérience utilisateur ne se limite pas aux seuls déclarants de frais. Les managers et les contrôleurs bénéficient d’interfaces dédiées à leur fonction qui les aident à statuer rapidement sur les notes de frais.
Les managers sauront où se pencher en priorité grâce au système d’alertes du logiciel Notes de frais, qui met en avant les notes de frais comportant des anomalies telles que des doublons. Ils pourront refuser des lignes précises sur la note de frais et approuver le reste. Ensuite, c’est à vos comptables ou RH de jouer, avec une interface pensée pour contrôler de nombreuses notes de frais à la fois.
Gérez les dépenses de vos salariés aussi justement que vos factures fournisseurs
Les écritures en partie double sont une forme d’art à nos yeux. Notes de frais est conçu selon un modèle comptable, ce qui le rend capable de dialoguer aisément avec les ERP et logiciels de comptabilité, sans oublier la paie.
Toutes les natures de dépenses (transports, indemnités kilométriques, hôtel, repas…) sont gérées par le logiciel Notes de frais. Les dépenses peuvent être imputées analytiquement, sur autant de plans que nécessaire et toutes les subtilités de la récupération de la TVA de vos notes de frais ou de la gestion des taux de change sont automatiquement gérées.
