L’humain a de la ressource, nos logiciels RH aussi

Quels avantages peut-on légitimement attendre d’un logiciel RH ?

Selon les éditeurs, les logiciels de gestion des ressources humaines couvrent des périmètres fonctionnels très différents. Mais ils partagent tous une caractéristique commune : ils aident les entreprises à rationaliser leurs processus RH et à améliorer leur efficacité. Les avantages se répercutent tant sur le plan opérationnel que organisationnel.

Le premier intérêt des logiciels RH est l’amélioration de l’efficacité. En automatisant les processus RH, tels que l’accueil des nouveaux collaborateurs, l’inscription aux avantages sociaux ou encore la gestion des absences, le SIRH contribue à l’efficacité de l’équipe RH. Celle-ci peut se concentrer sur des tâches plus stratégiques, comme la gestion des talents et le développement des compétences des collaborateurs.

Effet collatéral, les solutions RH aident également votre entreprise à faire des économies, puisque le nombre de tâches manuelles est réduit, ce qui entraîne des sources d’économies non négligeables. En outre, les logiciels RH garantissent la fiabilité de vos processus RH, la conformité légale et le respect de vos règles internes. Vous éviterez ainsi à votre entreprise amendes et pénalités coûteuses.

Troisième avantage offert par un SIRH : l’attractivité et la rétention des meilleurs talents. La mise à disposition de logiciels RH à la fois modernes et conviviaux pour gérer les processus RH permet à vos collaborateurs d’être plus autonomes dans la gestion de leurs informations RH. Non seulement vous les responsabilisez, ce qui génère moins de travail au service RH, mais les principaux concernés n’en sont que plus satisfaits, ce qui se traduit par une main-d’œuvre plus forte et plus productive.

Enfin, les logiciels RH sont un atout majeur pour aider votre entreprise à rester compétitive sur un marché en constante évolution. L’utilisation de logiciels ou outils ergonomiques et qui implémentent parfaitement vos règles de gestion, offre à votre entreprise les capacités de garder sa longueur d’avance et donc de rester compétitive sur son secteur d’activité.

La question du retour sur investissement (ROI) potentiel d’une suite de logiciels RH n’est pas simple à appréhender mais néanmoins nécessaire, du moins pour convaincre votre direction. Après tout, il est normal que vos dirigeants souhaitent s’assurer que le coût du logiciel est justifié par les avantages qu’il procure à leur entreprise. Voici comment étudier le retour sur investissement d’une suite logicielle et comment celle-ci peut aider votre entreprise à se développer et à réussir.

L’un des principaux avantages d’une suite logicielle est une efficacité accrue de vos collaborateurs mais plus globalement du fonctionnement de l’entreprise. En automatisant divers processus et tâches, vos salariés deviennent plus productifs et performants, ce qui bénéficie finalement à votre entreprise.

En plus d’une efficacité accrue, les économies de coûts sont une deuxième bonne raison d’investir dans une suite de logiciels RH. Le fait de rationaliser les processus et d’automatiser les tâches administratives éliminent une bonne partie du travail manuel tant du du côté des collaborateurs que des services RH. Moins de saisies, d’envoi d’emails, de relance… c’est moins de coûts de main-d’œuvre et de frais généraux, donc un bon retour sur investissement.

Le troisième argument favorisant le ROI d’une suite de logiciels RH est le bénéfice dans la durée. Une entreprise équipée d’outils modernes attire les candidats et retient les talents. C’est donc moins d’investissement à prévoir en actions de recrutement et un turn over maîtrisé. Elle renvoie également une image positive en externe pour les clients, prospects et fournisseurs, de quoi accroître ses parts de marché et donc ses revenus.

En résumé, le retour sur investissement d’une suite de logiciels RH peut se mesurer selon 3 critères : l’augmentation de l’efficacité, la réduction des coûts et la croissance de votre entreprise.

Vous ne savez pas comment choisir une suite de logiciels RH ? C’est votre jour de chance

« Il n’y a pas de bon ou de mauvais logiciel RH », mais il y a des critères à prendre en compte pour sélectionner le bon.

Pour choisir un bon logiciel RH, vous devez évaluer les besoins et les exigences spécifiques de votre organisation. Voici les facteurs clés à prendre en compte lors de la sélection d’un logiciel RH, ainsi que quelques conseils pour faire le meilleur choix pour votre organisation :

1. Les fonctionnalités

Déterminez quelles fonctions et tâches RH spécifiques le logiciel devra prendre en charge, comme la tenue des dossiers des collaborateurs, la gestion des congés, le suivi des présences ou encore la préparation des éléments variables de paie. Important, ne cherchez pas à vous équiper de tous les modules à la fois. Mieux vaut adresser vos problématiques de gestion une par une plutôt que de souscrire à trop de solutions que vous n’utiliserez que partiellement. Misez en priorité sur les fonctionnalités et les outils dont vous avez besoin pour soutenir les processus RH les plus structurants pour votre organisation.

2. La facilité d'utilisation

Tenez compte du niveau de complexité du logiciel et du niveau de formation et d’assistance requis pour les responsables RH et les autres utilisateurs. Choisissez une solution intuitive et conviviale, avec un kit de démarrage complet : documentation, vidéos tutorielles, base de connaissances.

3. L’intégration et la compatibilité

Si votre organisation utilise déjà d’autres logiciels RH ou autre, vérifiez si le logiciel RH que vous évaluez est compatible avec ces systèmes et s’il peut être facilement intégré. Cela vous permettra de vous assurer qu’il peut fonctionner de manière transparente avec votre système d’information existant.

4. L’évolutivité

Tenez compte de la taille et du potentiel de croissance de votre organisation au moment de choisir votre solution logicielle. Votre entreprise aura probablement de nouveaux besoins au fur et à mesure de son développement comme la gestion multi-entité, une expansion à l’internationale… Les logiciels RH doivent être en mesure d’évoluer au même rythme que votre entreprise.

5. Le coût

Le coût d’un logiciel RH est probablement le critère de choix le plus déterminant. Considérez le coût total du logiciel RH, à savoir le prix de l’abonnement, les frais de mise en place et éventuellement les coûts associés à la formation. Il est tentant d’opter pour la solution la moins onéreuse mais ne sacrifiez pas la qualité, en particulier celle de l’accompagnement et du service client.

En tenant compte de ces facteurs, vous pourrez prendre une décision éclairée et choisir le bon logiciel RH pour votre organisation. Avec le bon logiciel RH en place, vous pouvez améliorer l’efficacité et l’efficacité de vos opérations RH et mieux gérer votre personnel.

Le marché des logiciels RH se divise en deux catégories : les suites de logiciels intégrés qui ne fonctionnent pas les uns sans les autres et les solutions indépendantes mais interconnectées. Dans ce cas de figure, chaque logiciel RH adresse une problématique de gestion précise, ce qui offre l’avantage de constituer un système d’information RH parfaitement adapté aux besoins de l’entreprise.

Voici les différents types de logiciels RH et leurs principales caractéristiques.

Systèmes de suivi des candidats (ATS)

Les logiciels ATS sont conçus pour aider les organisations à gérer le processus de recrutement, de la publication des offres d’emploi, à la planification des entretiens en passant par le suivi des candidats. L’intérêt d’un ATS est la rationalisation du processus d’embauche et l’optimisation des efforts de recrutement. Les ATS sont des logiciels indépendants qu’il faut plugger au SIRH.

Système de gestion des performances

Les logiciels de gestion des performances sont utilisés pour suivre et évaluer les performances des collaborateurs. Ils intègrent des fonctionnalités de fixation des objectifs et de gestion des entretiens individuels. Grâce à ce type de logiciels, les organisations parviennent à mieux aligner les performances des salariés sur les objectifs de l’entreprise et à favoriser l’amélioration continue. Elles gèrent également mieux les compétences disponibles en interne.

Système de gestion des formations (Training Management System - TMS)

Les TMS ou logiciels de gestion des formations sont conçus pour planifier, organiser et suivre les formations au sein d’une entreprise. Ils permettent de gérer l’ensemble du processus de formation, de l’identification des besoins en formation, jusqu’à l’évaluation des sessions, en passant par la gestion des demandes et leur priorisation. Les TMS facilitent la création des plans de formation de l’entreprise et des sessions de formation : administration des inscriptions, des présences et stockage des documents. En centralisant toutes les informations, il contribue à une gestion optimisée des compétences, alignant ainsi le développement des talents sur les objectifs stratégiques de l’entreprise.

Système de gestion de l’engagement collaborateur

Les logiciels de gestion de la qualité de vie au travail (QVT) sont utilisés pour mesurer le bien-être et l’engagement des collaborateurs dans l’entreprise. Il s’agit de questionnaires anonymes permettant de sonder les salariés sur leur sentiment d’appartenance, leur niveau d’estime, de reconnaissance au travail. Ce type de logiciel est particulièrement utile dans le cadre de la mise en place d’une politique QVT.

Système de gestion absences et du suivi des temps de travail

Les logiciels de gestion des absences et du suivi des temps de travail et des présences sont utilisés pour automatiser le calcul des droits à congé des salariés mais également les heures travaillées. Ce type de logiciel est indispensable pour aider les organisations à se conformer aux lois du travail et fournir les informations essentielles à l’établissement de la paie. En plus d’être une commodité, il offre une meilleure visibilité aux managers sur le planning des absences de leurs collaborateurs.

Système de paie

Seuls quelques éditeurs proposent un logiciel de paie intégré au SIRH. Ils utilisent les données générées par les logiciels de gestion RH, comme le suivi des absences ou des heures travaillées pour calculer et traiter la paie des salariés.